A Prefeitura de Niterói estabeleceu, por meio do decreto 14.362/2022, dois instrumentos para a eliminação de documentos públicos: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos. A eliminação dos documentos seguirá algumas etapas, entre elas a elaboração de uma listagem de eliminação e a publicação de um edital de ciência de eliminação, para expor à sociedade os documentos que serão descartados. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), vinculado ao Arquivo Nacional, sugere que os documentos a serem eliminados sejam triturados mecanicamente para garantir que os dados não sejam resgatados e mal utilizados.
A Secretaria Municipal de Fazenda de Niterói foi pioneira nessa implementação, atualmente com cerca de 700 mil processos físicos. A pasta estima descartar corretamente, conforme a lei estabelecida, mais de 20 mil processos ao longo deste ano como, por exemplo, processos que envolvem pagamentos de conta de energia e água e que, de acordo com a legislação vigente, não necessitam de guarda na instituição.
“A gestão documental promove eficiência administrativa, liberando espaço físico e fazendo a correta guarda dos documentos públicos. A Secretaria de Fazenda está sendo pioneira neste projeto, que está alinhado com os nossos valores de modernização da instituição. Seguimos para uma Fazenda mais digital, por isso também temos como meta ter 100% dos processos abertos pela Fazenda por meio do sistema e-CIGA”, explicou a secretária de Fazenda de Niterói, Marilia Ortiz.
De acordo com a secretária de Planejamento, Orçamento e Modernização da Gestão, Ellen Benedetti, a criação do Plano de Gestão Documental de Niterói faz parte da estratégia de modernização da Prefeitura.
“Fizemos o Plano em parceria com a UFF, por meio do Programa de Desenvolvimento de Projetos Aplicados (PDPA). O Plano é o primeiro produto de uma metodologia de gestão arquivística que estamos testando inicialmente na Secretaria de Fazenda, para depois expandirmos para todos os órgãos municipais. A intenção é reduzir a quantidade de papel e preservar a memória documental, aproveitando que em 2021 implantamos o e-CIGA, sistema de processo eletrônico, que ajudará a tornar a tramitação de processos mais ágil e eficiente”, conta Ellen Benedetti.
De acordo com a subsecretária de Modernização e Gestão Fazendária, Natalia Cardoso, outras secretarias municipais também poderão utilizar a Tabela de Temporalidade da SMF para o descarte de documentos públicos.
“Estamos trabalhando na elaboração de duas Tabelas de Temporalidade. Uma está relacionada às atividades-meio dos órgãos e a outra apenas aos documentos das áreas finalísticas da Secretaria de Fazenda. Na primeira tabela, se encontram todos os documentos de áreas que dão suporte para o funcionamento das instituições, como por exemplo, as áreas de RH, Infraestrutura, Compras, Licitação, Comunicação Administrativa e Pedidos de Pagamento. Essas atividades-meio são executadas por todas essas instituições, fazendo com que elas possam fazer uso da Tabela de Temporalidade”, explica Natalia Cardoso.
